Rechtliche Herausforderungen bei Remote Work und Work From Anywhere (WFA)
Traditionelle Arbeitsmodelle schwinden immer mehr: Remote Work und Work From Anywhere (WFA) eröffnen neue Möglichkeiten in Bezug auf Flexibilität und Effizienz. Statistiken belegen, dass diese flexiblen Arbeitsformen die allgemeine Arbeitszufriedenheit, Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Mit diesen Vorteilen geht jedoch auch eine Reihe rechtlicher Herausforderungen für Unternehmen einher. Nachfolgende Punkte können als Orientierung dienen, was es rechtlich bei WFA zu bedenken gibt.
1. Remote Work-Gesetze & Komplexität der rechtlichen Zuständigkeit
Je nach Standort des Mitarbeitenden gelten unterschiedliche Arbeitsgesetze für Work From Anywhere. Dies erfordert, sich in den verschiedenen, länderspezifischen Rechtssystemen zurechtzufinden und die jeweiligen Steuervorschriften, Datenschutzgesetze und arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten, um Sanktionen zu vermeiden. Ausschlaggebend sind von Faktoren wie der Standort der oder des Mitarbeitenden, der Hauptsitz des Unternehmens und die Art der ausgeführten Arbeit. Digitale Tools, wie der WFA Assistant von ICUnet.Group und Rödl & Partner, können schnelle Hilfe in Hinblick auf die Gewährleistung von Compliance bieten.
2. Datenschutz und Datensicherheit
Von äußerster Wichtigkeit ist gerade auch bei Remote Work die Verantwortung für den Schutz sensibler und vertraulicher Daten, um Verstößen und unberechtigtem Zugriff entgegenzuwirken. Gesetzliche Regelwerke wie GDPR und CCPA schreiben vor, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist, auch in Bezug auf Work From Anywhere. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften wird Datenschutz gewahrt.
3. Herausforderungen bei der Eingruppierung von Mitarbeitenden
Die Entscheidung, ob remote Beschäftigte als feste oder freie Arbeitnehmer*innen eingestuft werden, hat wesentliche rechtliche Auswirkungen. Denn die Einstufung in eine dieser beiden Gruppen wirkt sich auf verschiedene Aspekte aus, so zum Beispiel auf Leistungsansprüche und die rechtliche Verantwortung des Unternehmens.
4. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Auch bei Remote Work haben Arbeitgeber*innen die Pflicht, eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Die Einhaltung der Richtlinien von Organisationen wie der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) ist für die Sicherheit von remote Beschäftigten unerlässlich. Außerdem ist es ratsam, ergonomische Standards zu berücksichtigen, um Verletzungen vorzubeugen und potenzielle rechtliche Haftungsrisiken zu minimieren.
5. Compliance mit Lohn- und Arbeitszeiten
Eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten von remote arbeitendem Personal ist für die Einhaltung der Lohn- und Arbeitszeitvorschriften unabdingbar. Die Einhaltung von Überstundenregelungen und Mindestlöhnen ist von entscheidender Bedeutung, um Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Entlohnung zu vermeiden.
6. Monitoring und Supervision
Den eigenen Mitarbeitenden Remote Work zu ermöglichen, bedeutet für Arbeitgeber*innen vermeintlich auch, einen Teil der eigenen Kontrolle abzugeben. Der Spagat zwischen der Notwendigkeit, remote tätige Mitarbeitende in Bezug auf ihre Produktivität zu „überprüfen“, im gleichen Zuge aber auch ihre Privatsphäre zu wahren, stellt viele Organisationen vor Herausforderungen. Sie müssen sich der rechtlichen Grenzen ihrer Monitoring-Maßnahmen bewusst sein und sicherstellen, dass ihre Praktiken transparent und fair sind sowie offen kommuniziert werden. Nur so kann Vertrauensaufbau gelingen.
Damit zusammenhängend ist auch die Förderung eines respektvollen und integrativen Remote Work-Umfelds in der heutigen Arbeitswelt nicht zu vernachlässigen. Rund um die Themen Remote Work und New Work können spezifische Schulungen (z. B. in Bezug auf die Führung virtueller Teams) helfen, um sowohl Arbeitgebende als auch Mitarbeitende für das Thema zu sensibilisieren und am Aufbau einer inclusiven Unternehmenskultur zu beteiligen.
7. Aufklärung in Bezug auf Cybersicherheit
Die Aufklärung von remote tätigen Mitarbeitenden über bewährte Praktiken der Cybersicherheit ist zwingend, um Datenschutzverletzungen und unbefugten Zugriff auf Unternehmenssysteme und -unterlagen zu verhindern. Remote tätige Mitarbeitenden können beispielsweise ortsunabhängig mit Schulungen durch E-Learning Kurse für die Thematik sensibilisiert werden.
8. Versicherung und Haftpflichtversicherung
Die Prüfung von Versicherungsklauseln für die Einhaltung der Haftungsbestimmungen im Zusammenhang mit Remote Work ist von enormer Bedeutung. Ein angemessener Versicherungsschutz schützt das Unternehmen vor unvorhergesehenen rechtlichen Konsequenzen.
Work From Anywhere bringt eine Reihe rechtlicher Fragen mit sich. In diesem Blog-Beitrag wurden einige Beispiele angeführt, die Orientierung bieten können, was es rechtlich zu beachten gibt. Gut informierte und proaktiv handelnde Unternehmen können unter Gewährleistung von Compliance ihr Employer Branding stärken und globale Talente für ihre (virtuell) zusammenarbeitenden Teams gewinnen.
Weitere Informationen zu Work From Anywhere erhalten Sie auch auf den Kooperationsseiten von ICUnet.Group und Rödl & Partner sowie im Kontext des Work From Anywhere Assistants.