Zwölf Akteur*innen. Fünf Excel-Dateien. Drei E-Mail-Ketten. Null Überblick.
So startete bei einem Kunden der Genehmigungsprozess einer Entsendung – und fühlte sich für alle Beteiligten an wie Suche nach Orientierung im Daten-Dschungel.
Viele kennen dieses Gefühl: Man gibt sein Bestes und versucht Ordnung zu schaffen – doch der Prozess entgleitet einem Schritt für Schritt. Am Ende läuft man den Informationen eher hinterher, als dass man sie steuern kann.
Im Prozess-Mapping zeigte sich, was im Alltag tatsächlich passiert:
verstreute Informationen, parallele E-Mail-Ketten und Excel-Versionen, die niemand mehr eindeutig zuordnen konnte.
Während HR nach dem aktuellen Stand sucht, steht an anderer Stelle jemand auf Pause und wartet darauf, dass es endlich weitergeht. Ein Vorgang zieht sich so über Wochen oder Monate.
Im gemeinsamen Workshop wurde sichtbar, wo Abläufe die Beteiligten ausbremsen – und welche Aufgaben längst nicht mehr manuell erledigt werden müssen.
Aus diesen Erkenntnissen entstand ein Workflow in IND, der Orientierung schenkt:
klare Schritte, die sichtbar machen, wer gerade Verantwortung trägt
eine Oberfläche, die Komplexität reduziert und intuitiv durch den Prozess führt
Struktur, die Informationen nicht länger versickern lässt
Mitarbeitende, die sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können
Das Ergebnis?
Prozesse, die bis zu sechsmal schneller laufen und gleichzeitig verlässlicher geworden sind.
Transparenz, die Sicherheit gibt – für HR, Führungskräfte und internationale Talente
Ein System, das Komplexität bändigt und Menschen wieder Raum gibt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Das Carousel zeigt, wie sich ein Freigabeprozess vom Gefühl „Wir kämpfen uns durch“ hin zu einem Ablauf entwickelt, der trägt – auch dann, wenn viele Akteur*innen im Spiel sind.
Falls auch Sie den nächsten Schritt in Richtung strukturierter Prozesse gehen möchten, begleitet Sie Senior Product Consultant Andreas Krugmann gerne.
